Jawaban Quiz Dasar Manajemen (Koordinasi & Rentang Manajemen)

1. Penyebab kegagalan dalam koordinasi :

• miss-communication dan miss-understanding antar pihak dalam manajemen
• tempat kerja yang tidak nyaman
• selfishness (kepentingan pribadi)

Contoh kasus kegagalan dalam koordinasi misalnya dalam penyambutan tamu VIP di sebuah hotel. Dalam menyambut tamu VIP, GRO dan pihak Front Office serta Housekeeping serta Food&Beverage Department harus saling bekerjasama namun karena keterlambatan konfirmasi dari salah satu pihak misalnya GRO menyebabkan penyambutan VIP menjadi tberantakan. Pihak Housekeeping menjadi tidak mempersiapkan kelengkapan kamar untuk tamu VIP seperti bunga, serta pihak Food&Beverage tidak atau terlambat dalam menyiapkan welcome drink dan sebagainya.

2. Keuntungan Koordinasi :

• memudahkan pekerjaan yang dibebankan
• mempererat persatuan dan kesatuan para pekerja
• menjalin hubungan dan komunikasi yang baik dalam manajemen
• memudahkan misi dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan manajemen

3. Hubungan antara FO dan Purchasing Department

• Departemen FO meminta barang-barang kebutuhan untuk kantor depan ke bagian purchasing seperti kertas, alat tulis, notes serta alat-alat yang membantu dalam pekerjaannya dalam melayani tamu.
• Pada saat Bagian Purchasing sudah tutup untuk menerima atau melayani order peralatan atau kebutuhan dari departemen-departemen dalam hotel misalnya kitchen atau housekeeping, untuk sementara dapat melakukan paid out di bagian Front Office Cashier yang akan diganti oleh bagian purchasing keesokan harinya sesuai jumlah yang dibutuhkan oleh departemen yang bersangkutan.
• Front Office membuat purchasing form yang diserahkan ke bagian purchasing yang berisikan tentang list peralatan atau perlengkapan yang dibutuhkan secara periodik.
• Bagian Purchasing dan Front Office bekerjasama secara periodik dalam menentukan kebutuhan yang akan diperlukan selama periode tertentu yang akan dipertanggungjawabkan kepada atasan atau General Manager sesuai data yang ada di Front Office mengenai occupancy atau tingkat hunian kamar dalam suatu periode tertentu.
• FO mengontrol kegiatan serta data purchasing di departemennya maupun departemen lainnya.

Made by : Putri Deviana 2010140128